Das Datum des jeweiligen Gerichtstages ist in der Kopfleiste einer jeden Blattes aufgelöst. Bei Blättern, die als Datierung nur einen bestimmten Zeitraum (Beispiel: »Mai - Dezember 1519«) angeben können, musste aus technischen Gründen eine feste Tagesangabe vorangestellt werden (Beispiel: »15.8.1519 / Mai - Dezember 1519). Diese unvermeidliche Tagesangabe hat mit der eigentlichen Datierung nichts zu tun.
Die Datumsangaben im Text wurden fettgedruckt wiedergegeben, um eine bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

 Neben den offiziellen Gerichtsschreibern hat eine Vielzahl von weiteren Schreibern Eintragungen in den verschiedenen Haderbüchern vorgenommen. Dies gilt auch für die zahlreichen Marginalien, die oft von einer anderen Hand als der des Haupttextes hinzugefügt wurden. Zwischen 1387 und 1523, der Laufzeit der Haderbücher, haben sich auch erkennbar die Schreibgewohnheiten geändert. Dies ist vor allem an den Graphien einzelner Buchstaben, den Doppelungen von Konsonanten und den Verzierungen zu erkennen. Nicht zuletzt haben sich die Vorbildung und das berufliche Vorleben der einzelnen Schreiber in Orthographie und Schriftbild niedergeschlagen.

So müsste man eigentlich für jeden einzelnen Schreiber eine entsprechende Transkriptionsrichtlinie erstellen, um den individuellen Schreibgewohnheiten gerecht zu werden. Dies ist aus praktischen und organisatorischen Gründen bei einer Online-Edition nicht möglich. Auch eine Vorgehensweise, die sich auf jedes Buch bezogen hätte, ist wenig sinnvoll, da bis zu 30 verschiedene Schreiber an manchen Büchern mitgewirkt haben.

Die Herausgeber haben sich deshalb nach längeren Beratungen entschlossen, eine für alle Bücher Geltung beanspruchende Transkriptionsrichtlinie zu erstellen. Dabei ließen sich Unschärfen und Verallgemeinerungen nicht immer vermeiden. Über die Grundlagen und Regeln der Umschrift geben die nachstehenden Richtlinien Aufschluss.

 Der Text der Vorlage und die Marginalien werden buchstaben- und zeilengetreu transkribiert. Die zeilengetreue Wiedergabe muss nur dann aufgegeben werden, wenn Geldbeträge zeilenübergreifend als römische Zahlen geschrieben werden oder technische Notwendigkeiten dazu zwingen. Auf die wenigen Stellen wird in einer Anmerkung an Ort und Stelle hingewiesen.

 Der Buchstabenbestand wird möglichst vorlagengetreu wiedergegeben. Die graphischen Eigenheiten der Vorlage erschweren allerdings in einigen Fällen eine sichere Identifizierung einzelner Buchstaben. Das ist besonders bei Buchstaben mit mittlerer Schafthöhe wie »c« und »t« sowie »n« und »u« der Fall. Sie werden so, wie sie im Haderbuch erscheinen, transkribiert – bei aller Unschärfe einer genaueren Abgrenzung. Dies gilt auch für »i« und »j«, die vorlagengetreu transkribiert werden.
Gut voneinander zu unterscheiden und darüber hinaus von schriftgeschichtlichem Interesse sind dagegen die verschiedenen »s«-Graphien, die von den Schreibern verwendet werden. Unser Transkript folgt in diesem Punkt der Vorlage und gibt die graphischen Varianten langes »ſ«, rundes »s« und scharfes »ß« so wieder, wie sie dort erscheinen. Wo langes »ſ« und »z« deutlich voneinander getrennt stehen, wird dies in der Transkription berücksichtigt. In der mittelalterlichen Schreibsprache bilden die Zeichen »i« und »j« sowie »u« und »v« jeweils denselben Laut ab. Wir greifen hier nicht normalisierend ein, sondern geben die originale Schreibweise wieder, um schriftgeschichtliche Entwicklungen in diesem Bereich sichtbar zu halten.

 Die Überschreibung von Vokalen (»a«, »e«, »i«, »o«, »u«) mit anderen Vokalen werden in der Transkription ebenso berücksichtigt, wie Vokal-Superskripte über Konsonanten (»n«, »m«, »r«, »v«, »w«). Daneben erscheinen zahlreiche diakritische Zeichen (senkrechte und schräge Striche, Punkte, Bögen, Haken). Unsere Umschrift berücksichtigt diese Zeichen soweit sie eindeutig sind.
Parallel gesetzte Umlautpunkte werden stets als »ä«, »ö«, »ü« transkribiert. Sobald die Punkte in einer aufsteigenden Linie gesetzt sind, wird der Übergang zu einem deutlich geschriebenem »e« fließend. Gleichwohl werden deutlich aufsteigende Punkte stets als überschriebenes »e« transkribiert.
In ähnlicher Weise wird beim überschriebenem »o« verfahren, wo der Übergang von einem einfachen Strich zu einem eindeutigen »o« fließend ist . Steht über einem Buchstaben ein stark gekrümmter, aber nicht oder nicht ganz geschlossener Bogen, wird gleichwohl stets »o« transkribiert.
Bei einigen Schreibern erscheinen hinter einem Schluss-»r« deutliche »er«-Kürzungsbögen, die als solche nicht sinnvoll aufzulösen sind. Um diese wenigen Fälle in der Transkription kenntlich zu machen, wird »r« mit einem überschriebenem »o« transkribiert.

Da die Schreiber einzelne Kürzungszeichen sehr unterschiedlich verwendet haben, ist eine einheitliche Auflösung bestimmter Kürzungszeichen nicht möglich. Um eine vorlagengetreue aber auch in sich schlüssige Wiedergabe der Verkürzungen anzubieten, wirde wie folgt verfahren:
Alle Kürzungsbögen – sowohl die eindeutigen (»er«, »en«, »us« u. ä.) als auch jene Zeichen, die Buchstaben, ganze Silben und Wortteile ersetzen –, werden in runden Klammern aufgelöst. Gekürzte Silben und Wortteile werden grundsätzlich in der heutigen Schreibweise (Beispiel: »schult(heiß)«, »fr(auen)«) aufgelöst.
In der Transkription werden zuweilen ansonsten identische Kürzungen, der heutigen Grammatik folgend, entsprechend aufgelöst (Beispiel: »vo(n)«, »vo(r)«, »vo(m)« oder »schuld(en)«, »schuld(et)«, »schuld(ig)«). Die Kürzungszeichen für »r«, »er«, »or« und »re« sind nicht eindeutig voneinander zu unterscheiden und werden sinnentsprechend aufgelöst.
Wie in anderen Handschriften gelten die üblichen Suspensionsregeln beim Buchstaben »p«: Erstens ein von unten nach oben (teilweise auch schnörkelförmig) verlaufender Querstrich durch die Unterlänge für »pro« (wie bei »p(ro)cessus«, »p(ro)ximum«, »p(ro)pter« oder »p(ro)curator«), zweitens ein horizontaler Überstrich oberhalb des Buchstabens für »prae« bzw. »pre« oder »pri« (wie »p(ri)ma« und »p(ri)ncipis«) sowie schließlich ein Querstrich durch die Unterlänge für »per« (wie »p(er)son«), »por« oder »par« (z. B. »exp(ar)te« bzw. »exp(arte)«.
Die unterschiedlichen »n«-Kürzungen werden häufig auch als »m« berücksichtigt, so etwa bei »actu(m)«, »mo(m)par«, »de(m)nach«, »v(m)b« u. ä. Bei gekürzten Doppelkonsonaten richtet sich die Reihenfolge nach der Platzierung des Kürzels, in Zweifelsfällen wird dieses jedoch auf den ersten Konsonanten bezogen (»Ha(m)men«).
Bei manchen Wörtern wird das Kürzel mit Doppelkonsonanten aufgelöst, falls die ausgeschriebene Form ebenfalls vorkommt, wie etwa bei »a(nn)o« oder »gena(nn)t«. Namen wie auch zeitgenössische Begriffe sind hingegen nur mit einem Konsonanten transkribiert: »Hartma(n)«, »Herma(n)«, »Hoffma(n)» u. ä.
Auf die Wiedergabe von Dreifachkonsonanten wie »nn(n)« wird verzichtet und stattdessen »nň« transkribiert.
Die üblichen Kürzungen bei lateinischen Begriffen in Datumsangaben, bei Heiligennennungen und Kanzleivermerken werden gemäß der Gepflogenheit im Text bzw. gemäß den Angaben von Adriano Cappelli und Paul Arnold Grun aufgelöst. Nicht eindeutig auflösbare Kürzungen (z. B. zu stark verkürzte Namen) werden beibehalten. Vermeintliche Kürzel bzw. Schwünge am Wortende, die keinen erkennbaren Sinn ergeben, bleiben unberücksichtigt.

 Das Wort »minus« ist in der Vorlage oft mit einer Doppelkürzung versehen, die stets mit »mi(n)(us)« aufgelöst wird. Mehrfach gekürzt erscheinen Begriffe wie »t(e)rm(in)os«, »obg(e)n(an)t(en)«, «E(pi)ph(an)ie«, »jtzg(e)n(an)t(en)«, »o(mn)i(u)m«, »c(on)put(andum)«, »s(e)n(tent)ia«, »def(e)ct(um)«, »reuo(cat)i(on)e«, »Mis(eri)c(ord)ia D(omi)ni« und andere.

 Hinsichtlich der Groß- und Kleinschreibung kennt die mittelalterliche Kanzleischrift noch keine festen Regeln. Personennamen und selbst hohe kirchliche Feiertage sind mitunter klein geschrieben, während nach heutigem Verständnis eher unscheinbare Füllwörter mit Großbuchstaben versehen sein können. Häufig verwenden die Schreiber auch Majuskeln im Inneren eines Wortes (Binnenmajuskel), vielleicht um den Anfang einer neuen Silbe zu markieren. Bei näherem Hinsehen wird deutlich, dass die Verwendung von Klein- und Großbuchstaben keineswegs wahllos erfolgt, sondern durchaus dazu dienen soll, Sinn- und Lauteinheiten zu betonen oder voneinander abzusetzen (Beispiel: »OberJngelheim«). Dies zeigt sich auch an vereinzelten Stellen, an denen Kleinbuchstaben von den Schreibern in Großbuchstaben abgeändert wurden. Wir verzichten deshalb auf eine Normalisierung und geben den Buchstabenbestand originalgetreu wieder.
Bei einigen Buchstaben ist die Unterscheidung zwischen Klein- und Großbuchstaben nicht sicher möglich. Graphien, die sich weder anhand ihrer Höhe im Schriftbild noch anhand anderer Merkmale sicher als Großbuchstaben identifizieren lassen, geben wir als Kleinbuchstaben wieder.

 Die Getrennt- und Zusammenschreibung erfolgt bei allen Schreibern häufig ohne jede erkennbare Regel. Zusammenschreibungen scheinen häufig aus Nachlässigkeit oder im Verlauf einer zügigen Niederschrift erfolgt zu sein. Diese vorlagengetreu zu übernehmen, wird als wenig sinnvoll angesehen. Deshalb werden Schreibungen, die erkennbar keinen Sinn ergeben (Beispiel: »erhab«) getrennt (»er hab«), umgekehrt unerklärliche Getrenntschreibungen (»vn er zugt«) zusammengezogen (»vnerzugt«). Manche Begriffe erscheinen bei nahezu allen Schreibern fast grundsätzlich zusammengeschrieben (Beispiele: »inrecht«, »zurecht«, »exparte«, »alsvon« oder »zutun«). In diesen Fällen wird gemäß der Vorlage transkribiert. Schreibungen, denen vielleicht eine grammatikalische oder worthistorische Bedeutung zukommt, werden vorlagegetreu transkribiert. Dies gilt besonders auch für die Orts- und Personenamen, die stets vorlagengetreu übertragen werden und in der gegenwartsdeutschen Übertragung bzw. im Register dann normalisiert erscheinen.

 Ungeachtet ihrer Schreibweise in der Vorlage werden einige häufig wiederkehrenden Begriffe einheitlich abgekürzt wiedergegeben. Hierzu zählen »h« (Heischung), »alb« (Albus), »d« (Denar), »gld« (Gulden), »hlr« (Heller), »pf« (Pfennig), »lb« (libra, Pfund (sowohl für das Gewichtspfund als auch die Währung)) und »ß« (Schilling). Die Währungseinheit »ort« wird nicht weiter verkürzt.
Alle Schreibformen für den Ausdruck »et« werden in der Transkription als »et« wiedergegeben. Die tironische Note der Form »7« taucht selten auf und ist ebenfalls mit »et« transkribiert.
Alle Schreibweisen für den Ausdruck »c(a)etera« bzw. »et caetera« (ein »rc« mit »r rotunda«) werden in der Transkription stets als »etc« wiedergegeben.
Alle Schreibweisen für »item/Item« bzw. »jtem/Jtem« werden als »jtem/Jtem« wiedergegeben. Gleiches gilt für das Wort »idem/jdem« bzw. »Idem/Jdem«, das stets als »jdem/Jdem« transkribiert wird.
Die verschiedenen Zeichen für »Nota« werden als »nota« wiedergegeben. Der lateinische Begriff »nocet« (schadet) taucht häufig als »nocz« oder »notz« im Originaltext auf. Da dieser Begriff ansonsten nicht nachzuweisen ist, wird stets »noc(et)« transkribiert.
Das als Hinweiszeichen interpretierte Absatz- bzw. Pilcrow-Zeichen (¶) wird als solches wiedergegeben.
Das griechisch geschrieben Wort »χρι« wird stets als »Christi« aufgelöst.

 Zahlen werden so transkribiert, wie sie in der Vorlage aufgefunden werden. Ausgeschriebene Zahlen werden als solche wiedergegeben.
Die römischen Zahlzeichen sind, wenn sie im Verbund stehen, grundsätzlich klein geschrieben (»i«, »v«, »x«, »l«, »c«). Das römische Zahlzeichen für 1.000 (»M«) wird in der Vorlage stets großgeschrieben. Dies wird in der Transkription so berücksichtigt. Wenn das römische Zeichen für 100 (»C«) alleine steht, wird es im Original in der Regel als großes »C« geschrieben und folglich so auch in die Transkription übernommen. Da das römische Zeichen für 50 (»l«) von einer arabischen Eins »1« kaum zu unterscheiden ist, wird es, wenn es allein steht, mit »L« aufgelöst.
Bei römischen Zahlen, die aus mehreren Einerziffern zusammengesetzt sind, wird die letzte Ziffer, wenn sie mit einer Unterlänge versehen war, mit »j« aufgelöst (Beispiel: »iij«). Die mit Durchstreichung der letzten römischen Ziffer gekennzeichneten »halben« Zahlenwerte werden in der Transkription mit »ɉ« wiedergegeben. Das römische Zahlzeichen »x«, dessen Abstrich »gehälftet« ist (also den Zahlenwert 9,5 repräsentiert), wird in Ermangelung eines entsprechenden Zeichens als »ixɉ« transkribiert.
Arabische Zahlzeichen werden als solche übertragen. Das bei der Aufzählung von Heischungen und Klageterminen verwendete »j« wird stets als arabische »1« wiedergegeben, da bei der Nennung weiterer Heischungen und Klagen im Originaltext stets arabische Zahlen (2, 3, 4) verwendet werden. Die nach unten offene arabische »halbe acht« wird als »4« übertragen.

 Zusätze und Eingriffe des Bearbeiters sind in eckige Klammern »[]« gestellt. Verkürzungen in der Vorlage werden in runde Klammern »()« wiedergegeben. Fehlerhafte Stellen in der Beschreibfläche werden vom Bearbeiter in geschweifte Klammern »{...}« gesetzt. Dies gilt auch für vom Bearbeiter erschlossene Textstellen.

 Unterstreichungen werden vorlagengetreu wiedergegeben.

 Durchgestrichene Buchstaben, Silben und Wörter werden mit einem Querstrich entsprechend gekennzeichnet. Ist ein Wort durchgestrichen und durch ein über der Zeile stehendes ersetzt, wird zuerst das gestrichene Wort, danach das über der Zeile eingetragene Wort geschrieben.

 Ist ein Wort durchgestrichen und durch ein über der Zeile stehendes ersetzt, wird erst das gestrichene Wort, danach das über der Zeile eingetragene Wort in den Textfluss eingefügt. Gleiches gilt für nachträgliche Ergänzungen, die mit einem Einfügezeichen über der Zeile oder an anderer Stelle vorgenommen werden. Sie werden an der vorgesehenen Stelle in den Textfluss eingefügt und nur dann kommentiert, wenn die Hinzufügung an weit entfernter Stelle steht oder eine zeilengetreue Wiedergabe dann nicht mehr möglich ist.

 Hervorhebungen – die Datumszeilen sind in der Vorlage häufig mit dickerem Stift und/oder in größerer Schrift geschrieben, zuweilen in die Seitenmitte eingerückt oder am rechten Seitenrand eingefügt – werden nicht besonders kommentiert. Dies gilt auch für Marginalien, die häufig von anderer Hand und mit anderem Schreibmittel geschrieben wurden.
Beabsichtigte Striche am Zeilenrand bzw. im Umkreis der Marginalien sowie kleinere und größere Textabgrenzungszeichen (meist in Form gebogener Linien) werden nicht berücksichtigt und auch nicht kommentiert. Sie sind in der Abbildung der Urkunde zu identifizieren. Zeichungen, Signets und piktogrammähnliche Zeichen werden  unter dem Stichpunkt »Buchbeschreibung« aufgelistet.

 Im Textfluss hochgestellte Buchstaben, Silben und Zahlenwerte werden in der Transkription ebenfalls hochgestellt.

 Die Worttrennungen entsprechen denen der Vorlage. Alle in der Vorlage vorkommenden Trennungszeichen werden als einfacher Bindestrich (»-«) übertragen. Von den Bearbeitern werden in der Transkription keine weiteren Trennungsstriche hinzugefügt.

 Im Schriftbild der Haderbücher ist eine ganze Reihe von Zeichen zu finden, die etwa Zahlenwerte hervorzuheben bzw. abzugrenzen sowie syntaktische Strukturen zu kennzeichnen scheinen.
Um die Anfänge einer sich differenzierenden Interpunktion in den Haderbüchern kenntlich zu machen, werden in der Transkription folgende Zeichen verwendet: Virgel (»/«), Mittelpunkte (»•«), öffnende und schließende Klammern »()« mit vorangehenden oder nachfolgenden Mittelpunkten, Semikola (Strichpunkte), Doppelpunkte sowie Trenn- und Gedankenstriche. Auch wenn Punkte zuweilen auf der Grundlinie zu stehen scheinen, werden sie grundsätzlich als Mittelpunkt übertragen. Vom Bearbeiter werden in der Transkription keinerlei zusätzliche Satzzeichen hinzugefügt.
Um trotz der beabsichtigten Nähe zum Originaltext eine verständliche Übertragung bieten zu können, werden in dem gegenwartsdeutschen Text Satzeinteilungen nach eigenem Ermessen vorgenommen, Nebensätze in Hauptsätze gewandelt, konjunktivische durch indikativische Formulierungen dem allgemeinen Sprachgebrauch angepasst. Auch die Satzzeichen folgen nicht unbedingt den Regeln der Rechtschreibung, sondern werden bei unübersichtlichen Sprachkonstruktionen vor allem sinnfördernd gesetzt.

 Auf unsichere Lesungen wird in einer Anmerkung hingewiesen. Gegebenenfalls wird eine alternative Lesung angeboten.

 Die Schreiber der Haderbücher haben einzelne Abschnitte mittels verschieden großer Abstände voneinander getrennt und Textblöcke durch mehr oder weniger große Einrückungen nach eigenem Ermessen gestaltet. Diese Gestaltungsmerkmale, die häufig bei Überschriften vorkommen, werden in der Transkription nicht berücksichtigt, lassen sich aber anhand der Seitenabbildung leicht überblicken.
Leerräume (Spatien) zwischen zwei Wörtern werden nicht besonders kenntlich gemacht. Die Kennzeichnung von Lücken infolge von offensichtlichen Auslassungen oder Textverlusten erfolgt dagegen einheitlich durch die Setzung von 3 Punkten innerhalb geschweifter Klammern {...}. Konnten Ergänzungen aus dem Kontext erschlossen werden, werden diese im Fall von Materialschäden in der Beschreibfläche ebenfalls in Schweifklammern gesetzt.

 Auf offensichtliche Fehler und Verschreibungen wird mit [!] hingewiesen.

 Textkritische und sachliche Anmerkungen sind in einem Anmerkungsapparat auf jeder Seite vereinigt.

 Das Register ist alphabetisch sortiert. Am Wortanfang wird zwischen »c« und »k«, »d« und »t« sowie zwischen »f« und »v« unterschieden. Das im Original häufig vorkommende Anfangs-»v« im Wortlaut von »u« wird im Register als »u« gewertet. Das Lang-»s« am Wortanfang wird als »s« angesehen.

 Die Namen werden gemäß der Schreibweise in der Handschrift angeordnet. Dabei werden Namenformen nur sehr behutsam »eingedeutscht«. Bekannte adlige Familiennamen sind in der normalisierten Form aufgenommen [Leiningen statt Lynyngen]. Flektierte Namenformen werden nur in der Grundform wiedergegeben. Eine Ausnahme bilden Heiligentage, die üblicherweise in der genitivischen Form [Martini, Omnium Sanctorum, Allerheiligen] genannt und so auch im Index aufgenommen werden.

Herkunftsbezeichnungen, »Nachnamen« und Berufsbezeichnungen sind oft nicht voneinander zu scheiden (Hofmann, Kercher, Kremer, Schneider, Schuhmacher usw). Grundsätzlich wird der Nach-/Berufs-/Herkunftsname als Hauptlemma in das Register eingereiht und Varianten innerhalb dieses Stichwortes ausgewiesen. Zuweilen ist nicht sicher zu entscheiden, welcher Namensbestandteil als Ruf- bzw. als Familienname aufzufassen ist. So kommt der Name »Emas« in beiderlei Funktion vor. In Zweifelsfällen werden entsprechende Verweise gemacht. Hinter den Namen werden sämtliche Schreibungen der Vorlage unter Nichtbeachtung der Groß- und Kleinschreibung, der Kürzungen und der Superskripte aufgeführt.

 Die Ortsnamen werden nur in zweifelsfreien Fällen für das Register normalisiert. Eine Identifikation der Orte wird dann hinter dem Ortsnamen in eckigen Klammern [] vorgenommen.

 Ein → verweist auf das zitierte Stichwort, ein ⇒ auf einen Link ins Internet.

 Im Index werden folgende Abkürzungen verwendet: ebd. = ebenda; etc. = usw.; n = nördlich; nö = nordöstlich; nw = nordwestlich; ö = östlich; s = südlich; sö = südöstlich; s. v. = sub verbum (unter dem Stichwort); sw = südwestlich; w = westlich.

Richtlinien zur Transkription
* Datierungen [→]
* Transkription und Übertragung [→]
* Buchstaben- und zeilengetreu [→]
* Graphien [→]
* Superskripte/Diakrit. Zeichen [→]
* Verkürzungen [→]
* Mehrfach- und Doppelkürzungen [→]
* Groß- und Kleinschreibung [→]
* Getrennt- und Zusammenschreibung [→]
* Normalisierungen [→]
* Zahlen [→]
* Klammern (Zeichen) [→]
* Unterstreichungen [→]
* Streichungen [→]
* Hinzufügungen [→]
* Hervorhebungen [→]
* Hochstellungen [→]
* Trennungszeichen [→]
* Interpunktion [→]
* Unsichere Lesungen [→]
* Abstände, Lücken, Auslassungen [→]
* Verschreibungen [→]
* Anmerkungsapparat [→]

Das Register [→]
* Sortierung [→]
* Namen [→]
* Orte [→]
* Verweise [→]
* Abkürzungen [→]